Berichten van de Werkmetjehart-vloer: gesprek met Renate Smidt

“Het vak is erg veranderd, je bent nu veel meer dan vroeger een sparringpartner”.

Onze eigen directieassistente Monica Kuppens vraagt in de rubriek Berichten van de Werkmetjehart-vloer andere Topondersteuners de hemd van het lijf. Hoe ben je in het vak terecht gekomen, wat is er tijdens deze coronacrisis veranderd in je werk en hoe zie jij de toekomst van ons vak.

Deze keer spreekt Monica met Renate Smidt. Renate is in 2019 verkozen tot Secretaresse van het jaar (de jongste ooit) en is sinds 7 jaar werkzaam als ondersteuner van de CEO van SnelStart (online boekhoudsoftware voor ondernemers). Na haar mbo-4-opleiding directiesecretaresse/managementassistent, is ze als stagiaire bij SnelStart begonnen. Renate woont op Texel, is 24, heeft een vriend en houdt van lezen en wandelen. Haar vrije tijd besteedt ze aan persoonlijke ontwikkeling. Zo heeft ze net de hbo-opleiding officemanager afgerond en start ze binnenkort met de hbo-opleiding arbeidsrecht en professioneel business Engels. Een bezige bij dus.

Waarom heb je voor het vak gekozen?

Ik wist al vroeg dat ik een beroep zou kiezen waarin ik mensen zou gaan ondersteunen. Dat had ook in de zorg gekund maar dat sprak mij niet genoeg aan. Het secretaressevak sloot feilloos aan op mijn ambities om een topondersteuner te worden, vandaar dat ik de mbo- opleiding directiesecretaresse/managementassistent ben gaan doen. Ik vind het heerlijk om zelfstandig dingen te regelen en te zorgen dat alles op rolletjes loopt. In de 7 jaar dat ik nu de CEO ondersteun ben ik meegegroeid met het bedrijf. Toen ik begon had ik 40 collega’s, nu hebben we 160 medewerkers in dienst, verdeeld over onze vestigingen op Texel en in Alkmaar.

Hoe ben je Secretaresse van het Jaar geworden?

 In 2018 zat ik samen met een collega in het publiek bij de verkiezing van Secretaresse van het Jaar. Ik keek naar de dames op het podium en dacht ‘Wow als je daar mag staan, dan ben je wel heel erg goed in je vak’. Het jaar daarop hebben mijn collega’s mij in het geheim genomineerd. Ik had nooit gedacht dat ik een kans zou hebben om te winnen. Je moet jezelf en jouw visie op het vak presenteren en presenteren was niet echt mijn ding. Ik heb echt wat moeten overwinnen maar heb mezelf ertoe gezet en met het beste resultaat denkbaar. In 2019 werd ik met 23 jaar uitgeroepen tot de jongste Secretaresse van het Jaar ooit. Helaas is door de corona crisis de verkiezing van 2020 komen te vervallen. Dat maakt mij ook de langstzittende Secretaresse van het Jaar ooit. Het is terecht dat de organisatie besloten heeft de verkiezing dit jaar niet door te laten gaan, maar dat is wel erg zuur voor de deelnemers en alle voorbereiding die zij er al ingestoken hadden.

Toen wij elkaar voor de eerste keer hebben ontmoet op 7 november vorig jaar, kwam je net van de uitblinkerslunch met koning Willem Alexander en koningin Maxima. Hoe kijk je daarop terug?

Jaarlijks nodigen de koning en koningin een aantal mensen uit die een bijzondere prestatie hebben geleverd. Het was een heel gemêleerd gezelschap van 26 mensen. Op de gastenlijst stonden bijvoorbeeld Duncan, Jeroen Pauw, Herman Finkers en Virgil van Dijk. Het was een fantastische ervaring. De koning en koningin waren oprecht geïnteresseerd in eenieders verhaal. De sfeer was ontspannen en gemoedelijk. Ik ging daarna naar een vriend die ik uiteraard niets verteld had over deze bijzondere lunch. Ik was koud bij hem binnen toen De Telegraaf de foto publiceerde waarop ik met het hele gezelschap sta. De telefoon stond roodgloeiend! Toen moest ik natuurlijk even snel uitleggen wat er aan de hand was.

Terug naar het vak, hoe zorg jij voor verbinding nu we onze collega’s niet live kunnen zien?

2 jaar geleden was ik de grote aanjager van het gebruik van Microsoft Teams binnen SnelStart. Wij hebben 2 vestigingen dus wij zijn het wel gewend dat je niet zomaar even bij iemand kan binnenlopen. Het feit dat we al zo lang met Teams werken brengt ons nu veel profijt.

Ik merk wel dat je met name de mensen spreekt die je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Ik realiseer mij dat er collega’s zijn die ik al die tijd niet meer heb gesproken. Wat ik zelf het meeste mis is het persoonlijke contact met degene die ik ondersteun. Wij zitten samen op een kamer, hierdoor zie ik aan zijn blik of lichaamstaal direct hoe hij naar bepaalde zaken kijkt. Via Teams is dat toch anders. De collega’s zien elkaar in digital daily’s of weekly’s en iedere woensdagmiddag hebben we een breek de week Kahoot sessie. We sturen onze collega’s ook dingen toe, bijvoorbeeld een fruitkist en een thuiswerkset.

Hoe zie jij de toekomst van ons vak?

Er komen steeds meer tools bij waardoor veel standaardtaken verder geautomatiseerd worden. Hierdoor krijg je tijd voor verdieping, je kunt veel meer inhoudelijk meedenken en suggesties geven. Het vak is erg veranderd, je bent nu veel meer dan vroeger een sparringpartner.

Heb je een blooper die je wilt delen?

SnelStart was in 2017 Microsoft Country Partner of the Year. Tijdens een groot event in Washington zou de prijsuitreiking plaatsvinden. Besloten was dat naast de CEO en IT manager, nog 8 collega’s mee mochten naar dit grote event. Ik had een briefing gemaakt en aan een van mijn collega’s gevraagd om de tickets voor de reis te regelen. De factuur van de tickets had ik wel voorbij zien komen waarbij het opviel dat deze een stuk duurder waren dan de tickets die ik al eerder geboekt had. Wij dachten dat het kwam omdat we vrij dicht bij de vertrekdatum zaten. Ook vreemd was dat we geen stoelen konden reserveren, maar omdat ik zeker wist dat ze in het vliegtuig meekonden heb ik me daar verder niet druk over gemaakt. Op de ochtend van vertrek werd ik wakker gebeld door een zeer uitgelaten collega die aangaf dat hij wist waarom we geen stoelen vooraf konden reserveren. Die waren namelijk al gereserveerd en wel in de first class. Je zult begrijpen dat mijn collega’s erg blij waren met deze blunder! Het ergste was dat de CEO en IT manager wel gewoon economy tickets hadden. De collega’s hebben natuurlijk wel aangeboden om te ruilen, maar daar wilden de beide heren niets van weten. Nu kan ik er om lachen, maar dit was wel een prijzige blooper….

Wil je ons nog iets met ons delen?

Blijf investeren en geloven in jezelf! Je kunt dit advies zo groot of klein opvatten als dat je zelf wilt. Pak iets op wat je nog nooit hebt gedaan en erg lastig vindt ,maar ga het doen! Alleen dan blijf je jezelf ontwikkelen.