Realtime transcriptie en notuleren met AI in Microsoft Teams 

In veel organisaties is Microsoft Teams de standaardtool voor online vergaderingen en samenwerking. Een van de meest waardevolle functies binnen Teams is AI-gestuurde realtime transcriptie en automatische notulering. Deze technologie helpt secretaresses en managementassistenten om vergaderingen efficiënter te documenteren en nauwkeurige notulen te maken, zonder alles handmatig te hoeven bijhouden. 

Wat is realtime transcriptie in Microsoft Teams? 

Realtime transcriptie zet gesproken woorden automatisch om in tekst waardoor deelnemers een live weergave van het gesprek kunnen volgen. Microsoft Teams maakt gebruik van geavanceerde AI en spraakherkenning om gesprekken nauwkeurig te transcriberen en zelfs verschillende sprekers te identificeren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat belangrijke informatie direct wordt vastgelegd. 

Naast transcriptie biedt Teams ook de mogelijkheid om automatisch te notuleren. Dit betekent dat na afloop van een vergadering een samenvatting beschikbaar is, waardoor het terugzoeken van specifieke informatie eenvoudig wordt. 

Hoe schakel je transcriptie in Microsoft Teams in? 

Om gebruik te maken van deze functie, moet de organisator van de vergadering transcriptie inschakelen. Dit kan als volgt: 

1. Start een Teams-vergadering. 

1. Klik op de drie puntjes in de menubalk (Meer acties). 

1. Selecteer “Live transcriptie starten”. 

1. Kies de juiste taal voor de transcriptie. 

De AI begint nu direct met het transcriberen van het gesprek. De tekst wordt weergegeven in een zijpaneel en kan na afloop van de vergadering worden opgeslagen en gedeeld met deelnemers, mits de beheerinstellingen dit toelaten. 

Automatische notulering met AI in Microsoft Teams 

Naast transcriptie kan Microsoft Teams ook helpen bij het automatisch maken van notulen. Dankzij AI worden de belangrijkste punten uit de vergadering samengevat, inclusief: 

• Kernonderwerpen en besluiten. 

• Actiepunten en wie daarvoor verantwoordelijk is. 

• Tijdsmarkeringen voor belangrijke opmerkingen. 

• Identificatie van sprekers en hun bijdragen. 

Deze functie is vooral nuttig voor secretaresses die vaak notulen moeten uitwerken. De AI maakt een eerste opzet, die vervolgens kan worden aangevuld of gecorrigeerd waar nodig. 

Voordelen van AI-gestuurde transcriptie en notulering 

Het gebruik van AI voor transcriptie en notulering biedt verschillende voordelen: 

1. Tijdbesparing

Handmatig aantekeningen maken tijdens vergaderingen kost veel tijd. Met AI-transcriptie kan een secretaresse zich meer richten op de inhoud van de vergadering en achteraf een geautomatiseerde samenvatting controleren in plaats van alles uit te typen. 

2. Nauwkeurigheid en consistentie

AI vermindert het risico op menselijke fouten en misinterpretaties. Alles wordt woordelijk vastgelegd, en er is altijd een volledig verslag beschikbaar om op terug te vallen. 

3. Eenvoudig terugzoeken en archiveren

Een digitale transcriptie is doorzoekbaar, waardoor je snel specifieke uitspraken of afspraken kunt vinden. Dit voorkomt tijdrovend terugluisteren van opnames. 

Conclusie 

Realtime transcriptie en AI-gestuurde notulering in Microsoft Teams zijn waardevolle hulpmiddelen voor secretaresses en managementassistenten. Door deze technologie effectief te gebruiken, kunnen vergaderingen beter worden gedocumenteerd, worden tijdrovende taken verminderd en blijft de focus op de inhoud in plaats van op het handmatig noteren van informatie.