- Remote
- Anouk van Luijk
De Zero Inbox-methode: zo werk je snel en efficiënt
Wij hanteren een Zero Inbox-methode voor zowel de inboxen van onze members als onze EA-inboxen, met uitzondering van bepaalde voorkeuren van members. Het nemen van sterk eigenaarschap over deze inboxen is cruciaal om goed geïnformeerd te blijven en taken voor te blijven. De zero-inboxmethode helpt je georganiseerd te blijven, houdt inboxen overzichtelijk, vermindert stress, verhoogt productiviteit en efficiëntie en draagt bij aan beter tijdbeheer.
Verwerken van inboxen AM/PM
Bij Public Support Remote werken sommige EA’s tegelijkertijd voor meerdere members. Timemanagement en prioritering zijn een belangrijk onderdeel van het werk. Je moet goed organiseren welke inbox je verwerkt en wanneer. Bijvoorbeeld eerst de eenvoudigere/snellere inboxen of juist eerst de grotere/complexere inboxen. Sommige members vinden het prettig dat hun inbox op een bepaald tijdstip wordt verwerkt. Wij zorgen ervoor dat we de inboxen uiterlijk vóór 11:00 uur verwerken en aan het einde van de dag tussen 16:00 en 18:00 uur. Sommige inboxen vereisen tussendoor nog een extra controle.
E-mails markeren als ongelezen
Het is belangrijk om e-mails als ongelezen te markeren tijdens het verwerken van inboxen. Op deze manier kun je zien welke e-mails de member nog moet lezen. In sommige gevallen kun je dit instellen als extra instelling. Je kunt een e-mail echter ook eenvoudig handmatig als ongelezen markeren.
E-mails archiveren
Wij verwijderen nooit e-mails van onze members; wij archiveren ze uitsluitend. Hierdoor kunnen e-mails altijd worden teruggevonden. We verplaatsen e-mails naar de map ‘Done’ of naar de archiefmap.
Uitschrijven voor e-mails
Veel van onze members zijn geabonneerd op tal van onnodige nieuwsbrieven. In de praktijk zien we dat 2 à 3 favoriete nieuwsbrieven meer dan voldoende zijn, aangezien de meeste van deze e-mails niet worden gelezen. E-mails die niet relevant zijn voor onze member om in zijn of haar inbox(en) te ontvangen, kunnen worden gefilterd, uitgeschreven en gearchiveerd. Daarnaast bekijken we kritisch of er iemand anders binnen het team is voor wie het logischer is om bepaalde e-mails te ontvangen.
E-mails lezen (threads)
Een goede assistant blijft op de hoogte van zowel zijn of haar members als hun bedrijven. We begrijpen het belang van belangrijke contacten en prioriteren onderwerpen effectief. We kunnen spam onderscheiden van belangrijke e-mails. Het grondig lezen van e-mails is essentieel: het zorgt ervoor dat we op de hoogte zijn van lopende zaken, reacties van de member en communicatiestijlen. Hierdoor kunnen we proactief bepalen wat wij als EA kunnen oppakken en wat daadwerkelijk een actiepunt is voor onze member.
Belangrijke (key) contacten
Wij zijn altijd op de hoogte van de belangrijke contacten van onze members. In de loop van de tijd zal dit altijd veranderen. Door te weten welke contacten en e-mails belangrijk zijn, kun je proactief handelen door e-mails en verzoeken te prioriteren en onze member te informeren over specifieke binnenkomende e-mails.
Nieuwsgierig geworden?
Op zoek naar een remote functie als executive assistant waarin je écht impact maakt? Dan is Public Support Remote jouw match. Je werkt volledig op afstand en schakelt direct met bestuur, directie, ondernemers of C-level executives. Klaar voor de volgende stap in je carrière? Neem contact op met onze recruiters.
Gerelateerde artikelen
- Learning & development
- Learning & development
- Interim
