Directieassistent, de spreekwoordelijke rots in de branding

Als directieassistent ontzorg je de zeer ervaren directie, bestaande uit twee personen, die nauw en fijn samenwerken, met elkaar en met het bestuur en lokale partners. Je ondersteunt én versterkt hen en voert de regie in het dagelijks creëren van overzicht, structuur en rust. Je neemt een belangrijke sleutelpositie in binnen deze bijzondere zorgorganisatie die onderdeel is van een samenwerkingsverband van vier moederorganisaties. Je bent een herkenbaar en warm aanspreekpunt voor interne collega's, externe partners en de vele stakeholders waarmee je te maken krijgt.

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. Je verzorgt de agenda, correspondentie en mail, organiseert uiteenlopende overleggen die je voorbereidt en vastlegt in actie-en besluitenlijsten. Daarnaast draag je bij aan het professionaliseren en verder uitbouwen van het officemanagement, zodat de processen in de operatie steeds beter op elkaar aansluiten. Diverse coördinerende HR-, communicatie- en facilitaire taken zijn ook onderdeel van jouw pakket.

Hoewel jouw rol primair ondersteunend is, krijg je ruimte om mee te denken, mee te bewegen en het werk van de directie te versterken. Je houdt de voortgang in de gaten, signaleert wat aandacht vraagt, bewaakt deadlines en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je verbindt, informeert en schakelt met een natuurlijke soepelheid. Jouw accuratesse, overzicht en versterkende manier van ondersteunen worden door de directie enorm gewaardeerd. Je krijgt veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en jouw rol verder vorm te geven.

Je bent een slimme, accurate en servicegerichte organisator, wiens kwaliteiten tot bloei komen in de soms hectische dynamiek, waarin urgente maatschappelijke belangen samenkomen. Door jouw zorgvuldigheid, warmte en natuurlijke betrokkenheid breng je rust, structuur en verbinding, precies wat deze omgeving nodig heeft. Je bent een vakmens in de secretariële ondersteuning die kiest voor een inhoudelijke, interessante en waardevolle rol. Jij bent de regisseur. Je voelt je op je plek in een omgeving waar veel gebeurt, waar besluiten worden genomen en waar jij, vanuit de coulissen, een onmisbare toevoeging levert. Met jouw accuratesse, discretie en senioriteit ben je een betrouwbaar eerste aanspreekpunt voor iedereen die de directie benadert. Je denkt vooruit, anticipeert snel en werkt proactief en zorgvuldig. Structuur aanbrengen geeft je energie: jij houdt overzicht, bewaakt de kwaliteit en zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is. Je behoudt rust wanneer het druk wordt, denkt in oplossingen en laat je niet snel uit het veld slaan. Je bent flexibel, benaderbaar en hebt een groot verbindend vermogen. Humor, nuchterheid en positiviteit neem je als vanzelf met je mee. Je hebt een warm hart voor mensen, werkt graag samen en voelt je betrokken bij de organisatie en haar doel. Nieuwe collega’s en nieuwe puzzels? Daar word jij nieuwsgierig van.

Jij laat je niet snel gek maken en bent een onverstoorbare, positief ingestelde en stevige sidekick. Je bent vrolijk, energiek, no-nonsens en hebt een natuurlijk overwicht, overzicht en inzicht. Jij houdt van jouw vak als topondersteuner en -versterker. Je hebt een goed gevoel voor de Nederlandse taal en een vlotte pen. Je voelt eigenaarschap, bent betrokken en hebt lef om jouw bijdrage te leveren.

En bovenal ben jij een écht mensenmens.

Herken je jezelf in deze beschrijving? En woon je dan ook nog (in de buurt) van Den Haag en Rijswijk? Dan is deze functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directieassistent, Directiesecretaresse, Managementassistent, (of vergelijkbaar);
• minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie op directieniveau;
• grote vaardigheid in o.a. MSOffice365, SharePoint, iBabs;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift

Een veelzijdige rol naast de slimme en aimabele directie in een jonge organisatie dat zich sterk maakt voor specialistische zorg aan kinderen en jongeren die vanuit hun achtergrond, cultuur, gedrag, opvoeding en/of thuissituatie hulp nodig hebben om hun talenten maximaal te kunnen ontplooien. Er wordt hard gewerkt aan concrete en toegankelijke zorg dat lokaal, snel en direct wordt georganiseerd en geleverd in samenwerking met specialisten in de hulpverlening. Met oprechte aandacht voor de behoefte van de cliënten, maar ook voor werkplezier én voor elkaar. Je krijgt een functie aan de top van deze groeiende organisatie van 300 fte’s, met de focus op vier wijken in Den Haag.

De organisatie houdt kantoor op vier locaties en de directie verplaatst zich regelmatig. Je bent vrij om jouw werkplek te kiezen en om hen te volgen. De vestigingen zijn o.a. in Den Haag-Centrum en Rijswijk-Broekpolder. Je kunt er komen met de fiets, OV of de auto en kunt er prima parkeren.

Het pakket aan arbeidsvoorwaarden behorende bij de functie van directieassistent bestaat uit o.a.:

• Een jaarcontract met de intentie dit om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd;
• Een werkweek van 32 tot 36 uur;
• Een salaris van maximaal € 4.767,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 36 uur;
• 8% vakantietoeslag;
• 8,3% eindejaarsuitkering;
• Een goede pensioenregeling;
• Arbeidsvoorwaarden meerkeuzesysteem (vitaliteitsbudget, fietsplan, reiskosten);
• De mogelijkheid om hybride te werken