Bestuurssecretaresse: een energieke regisseur voor bestuur en directie

Je ondersteunt en versterkt twee bestuurders en een directeur volledig en waar nodig. Je helpt hen de dag en de week door.

Samen met twee collega secretaresses ben je de spil tussen het bestuur, directie en al hun externe relaties lokaal, regionaal, nationaal en soms zelfs internationaal. Je bent hun verlengstuk en een belangrijke sleutelfiguur binnen en buiten de organisatie. Het eerste aanspreekpunt bij alle in- en externe vragen. Het visitekaartje, de buffer & schakel, steun & toeverlaat, ook van de overige bestuurs- en directieleden als de situatie daar om vraagt.  

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. De agenda kent voor jou geen geheimen, in de inbox manage jij de zaken van je af en naar je toe. Vergaderingen worden voorbereid en genotuleerd. Je organiseert vele events en houdt de regie op officiële ontvangsten. Je bent te allen tijde de verbindende spin in het web en de host bij jaarlijks terugkerende evenementen.

Je krijg veel ruimte om zaken naar je toe te trekken en als klankbord en sparringpartner op te treden voor ‘jouw’ bestuurders. Jouw meedenken wordt zeer gewaardeerd. Jij monitort, coördineert, neemt initiatief, houdt overzicht, plant en beheert en doet dat met plezier. Je signaleert, informeert, beslist en stuurt bij.

Als topondersteuner opereer je graag op hoog niveau en met slimme mensen. Daar waar de beslissingen genomen worden, de strategie wordt bepaald en jij vanuit de coulissen een essentiële aanvullende rol vervult. Je bent nieuwsgierig en wilt weten wat er speelt want alleen dan kun jij jouw vak goed uitvoeren en jouw leidinggevenden volledig ontzorgen zodat zij kunnen excelleren. 

Je hebt het vermogen om te anticiperen en bent proactief, accuraat en snel denkend. Hierdoor maak je de weg vrij om voortgang, kwaliteitsverbeteringen, processen en structuur op een hoger plan te brengen. Initiëren en coördineren is jouw tweede natuur met oog voor alle belangen en belanghebbenden. Je schroomt niet om beslissingen te nemen en bent tegelijkertijd de helpende hand en luisterend oor voor collega’s wanneer de situatie er om vraagt.

Je snapt de procesgang van bestuurlijke besluitvorming, bent je bewust van de complexiteit en snapt dat een klein detail grote gevolgen kan hebben. Je bent een professionele organizer. Je bent als vakmens zelfbewust, staat stevig in je schoenen en je houdt van een grap. Jij verliest jouw elegantie nooit uit het oog en vaart op jouw intuïtie. 

Je weet vragen en informatie goed te filteren, klachten te ontzenuwen en neer te leggen bij de juiste stakeholders. Je biedt tegengas indien nodig, laat je niet gek maken, bent in staat een verdiepingsslag te maken, hebt een groot verbindend vermogen en je doet dat alles immer met grote integriteit en vrolijkheid.

Kortom, jij bent de spilfiguur waar alles omheen draait en je houdt van jouw vak als bestuursversterker!

Woon je dan ook nog in (de buurt van) Woudenberg? 

Dan is deze vacante functie wellicht iets voor jou als je beschikt over:

• Hbo werk- en denkniveau;
• een afgeronde opleiding voor Directiesecretaresse, Managementassistent, Personal Assistant (of vergelijkbaar);
• minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie op bestuurlijk of directieniveau;
• vaardigheid in en met Office365, Ibabs (is een pré);
• affiniteit en interesse in werken met AI;
• ervaring binnen een politieke of bestuurlijke omgeving;
• uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift; 

Het is een veelzijdige en dynamische rol binnen een jong en ondernemend bestuur dat zich inzet voor alle voorzieningen en bedrijvigheid in de regio. Je vertoeft in een omgeving waarin de samenleving centraal staat, de mens en zijn leefomgeving. Je werkt te midden van slimme, aardige en ambitieuze mensen die zich hard maken voor deze taak.

De cultuur binnen deze organisatie kenmerkt zich door korte lijnen, een hechte samenwerking en een prettige werksfeer waarin een ieder gestimuleerd wordt  om talenten verder te ontwikkelen én een gezonde balans tussen werk en privé te realiseren.

Je krijgt een functie aan de top van de organisatie met een grote verantwoordelijkheid en veel ruimte om een toegevoegde waarde te bieden en jouw bijdrage vorm te geven. Jouw leidinggevenden vormen met vijf collega’s het dagelijks bestuur.  

Alles wat op dit niveau gebeurt, is in het belang van het verbeteren of in stand houden van de leefomgeving. Dat vraagt ook van jou om lef, energie, reflectie, nieuwsgierigheid, eigenaarschap, optimisme en verbinding. Jouw vakkennis, dienstverlenende houding en sterke persoonlijkheid brengen rust en overzicht binnen deze soms hectische werkomgeving.

Het charmante kantoor is gevestigd in een pand in het centrum van Woudenberg. Goed bereikbaar met het OV en met de fiets en je kunt er prima parkeren.

Door het sociale karakter, de maatschappelijke relevantie van de activiteiten en de vele ontwikkelingsmogelijkheden is het een fijne omgeving om in te werken. De sfeer is prettig, professioneel en zakelijk. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er oprechte aandacht voor werkplezier én voor elkaar.

Samengevat bieden we:

• een functie voor 24 tot 32 uur;
• op vrijdag werk je vanuit huis;
• een goed marktconform salaris;
• vakantiegeld en een eindejaarsuitkering;
• 28 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;
• een reiskostenvergoeding; 
• een uitstekende pensioenvoorziening (ABP);
• fijne opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;