- Remote
- Marsha
Case Study: Meer rust en focus voor Diana van Maasdijk
Met de ondersteuning van een Executive Assistant van Public Support Remote creëerde Diana meer structuur, overzicht en tijd om zich te richten op de groei en impact van Equileap.
Maak kennis met Dianne Maasdijk
Diana van Maasdijk is CEO en medeoprichter van Equileap, een organisatie met een duidelijke missie: het bevorderen van diversiteit, inclusie en gendergelijkheid binnen het bedrijfsleven.
Met als doel de ongelijkheidskloof op de werkvloer te verkleinen, helpt Equileap investeerders hun invloed in te zetten om betekenisvolle verandering te realiseren. Door middel van data en inzichten speelt Diana’s team een belangrijke rol in het creëren van een inclusievere en eerlijkere toekomst van werk.
Als lid van Public Support Remote sinds 2018 is Diana al jarenlang gewend om samen te werken met Executive Assistants. In de loop der jaren is deze samenwerking uitgegroeid tot een hecht partnerschap dat haar de structuur en mentale ruimte biedt om zich te richten op werkzaamheden met de grootste impact.
De uitdaging: “Ik had iemand nodig die met me meedacht én vooruitdacht.”
Als leider van een groeiend bedrijf met een ambitieuze missie werden Diana’s dagen gevuld met vergaderingen, reizen en voortdurend veranderende prioriteiten. Daarnaast waren er meerdere inboxen die aandacht vroegen, klanten die opgevolgd moesten worden en een team dat op haar rekende voor leiding en structuur.
“Ik was niet op zoek naar iemand die alleen administratieve taken uitvoerde,” vertelt Diana. “Ik had iemand nodig die initiatief nam en ervoor zorgde dat alles bleef doorlopen, zonder dat ik daar continu bovenop hoefde te zitten.”
De oplossing: allround en geïntegreerde ondersteuning
Daar kwam haar Executive Assistant in beeld. Als volledig geïntegreerd onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering biedt haar EA brede ondersteuning, van inboxbeheer tot operationele processen.
Ze beheert niet alleen Diana’s inbox, maar ook die van de COO en de algemene bedrijfsinbox. Door proactief te signaleren wat aandacht nodig heeft en waar mogelijk zelf actie te ondernemen, zorgt ze ervoor dat processen soepel blijven verlopen zonder dat Diana hoeft in te grijpen.
Ook het plannen van afspraken wordt zorgvuldig verzorgd. Of het nu gaat om lokale klantafspraken of internationale reizen, afspraken worden efficiënt geclusterd, reistijden worden meegenomen in de planning en relevante informatie wordt vooraf toegevoegd. Hierdoor kan Diana goed voorbereid aanschuiven.
Achter de schermen ondersteunt haar EA bij uiteenlopende operationele werkzaamheden. HR-processen zoals onboarding, verlofregistratie en immigratieondersteuning worden moeiteloos verzorgd. Ook financiële en administratieve taken zijn in goede handen: facturen worden verstuurd, declaraties verwerkt en systemen zoals HubSpot up-to-date gehouden. Daarnaast worden contracten efficiënt beheerd en worden ook kleinere, maar belangrijke zaken geregeld, zoals het organiseren van teamgeschenken of het instellen van softwaretoegang voor medewerkers.
Iedere maandag stemmen Diana en haar EA de prioriteiten voor de week af en bespreken zij nieuwe ontwikkelingen. Dit vaste contactmoment zorgt ervoor dat alles op koers blijft.
"Het geeft enorm veel rust om te weten dat iemand het overzicht heeft over alles wat er speelt. En dankzij onze wekelijkse afstemming lopen we altijd een stap voor, in plaats van achter de feiten aan."
Het resultaat: ruimte om leiding te geven met impact
Dankzij haar Executive Assistant, ondersteund door een goed ingewerkt back-upteam dat naadloos kan inspringen wanneer nodig, beschikt Diana over consistente en proactieve ondersteuning waarop zij kan vertrouwen.
Het resultaat? Minder knelpunten, meer focus en meer tijd om haar organisatie verder te laten groeien en haar missie te realiseren.
“De communicatie verloopt soepel, en dat is de sleutel tot onze succesvolle samenwerking.”
Benieuwd hoe Public Support Remote jouw organisatie kan ondersteunen met flexibele Executive Assistants op afstand? Neem contact met ons op
Gerelateerde artikelen
- Remote
- Remote
